1  Algemeen

‘Dorpshuis De Smis’ verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ‘Dorpshuis De Smis’.
 

2  Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

 

3  Verwerkt ‘Dorpshuis De Smis’ persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

  • Gebruikers van ‘Dorpshuis De Smis: (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en/of IBANrekeningnummer);
  • Deelnemers van computercursussen: (NAW-gegevens, e-mailadres en/of telefoonnummr);
  • Bestuursleden van ‘Dorpshuis De Smis: (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
  • Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres en/of telefoonnummer);
  • Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van ‘Dorpshuis De Smis’ (naam, e-mailadres en telefoonnummer);
  • Personeelsgegevens vallen onder de Arbowet.

 

4  Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:

  • Gebruikers: De gebruikers-administratie wordt uitgevoerd door het sercretariaat/ penningmeester van ‘Dorpshuis De Smis’ en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij het secretariaat) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een beveiligde  computer bewaard en/of er wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick, die separaat van de computer wordt bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de bestuursleden;
  • Deelnemers van computercursussen: De administratie wordt uitgevoerd door de cursuscoördinator en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveilig met en wachtwoord (bekend bij het secretariaat) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequte virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een beveiligde computer bewaard en/of er wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick, die separaat van de computer wordt bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de bestuursleden;
  • Bestuursleden, contactpersonen, beheerders en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van ‘Dorpshuis De Smis’. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij het secretariaat) beveiligde computer met adequate virusbescherming;
  • Beheerder: De beheerder beheert persoonsgegevens van medewerkers, gebruikers, leveranciers, bestuursleden en vrijwilligers. Deze gegevens staan op een beveiligde computer met wachtwoord en adequate virusbescherming. Bij de verwerking van deze persoonsgegevens is de beheerder gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

5  Waarvoor verwerkt ‘Dorpshuis De Smis’  deze gegevens?

De persoonsgegevens die ‘Dorpshuis De Smis’ verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • Gebruikers: Deze gegevens worden vastgelegd om de facturatiegelden te kunnen incasseren en om de gebruikersadministratie te kunnen beheren;
  • Deelnemers van de computercursussen: Deze gegevens worden gebruikt voor het informeren van de cursisten over startdata, tijden en inhoud van de computercursussen;
  • Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
  • Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van de uitvoering van het dorphuis;
  • Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten.

 

6  Verwerkt ‘Dorpshuis De Smis’ ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. ‘Dorpshuis De Smis’ verwerkt deze gegevens NIET.

 

7  Hoe gaat ‘Dorpshuis De Smis’  met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.

 

8  Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

  • Gebruikers: De gebruikersadministratie kan alleen worden ingezien door de penningmeester en beheerder van ‘Dorpshuis De Smis’;
  • Deelnemers van computercursussen: Deze gegevens kunnen alleen worden ingezien door de cursuscoördinator;
  • Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris en beheerder van ‘Dorpshuis De Smis’;
  • Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris en beheerder van ‘Dorpshuis De Smis’;
  • Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris en beheerder van ‘Dorpshuis De Smis’ en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;
  • Beheerder: De persoonsgegevens van de beheerder(s) kan/kunnen worden ingezien door de bestuursleden en secretaris van ‘Dorpshuis De Smis’.

 

9  Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw gebruik worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals gebruikersaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

 

10     Welke regels gelden bij de verwerking van persoons-gegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is ‘Dorpshuis De Smis’ gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

11     Kan ik zien welke gegevens ‘Dorpshuis De Smis’  van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van ‘Dorpshuis De Smis’ om deze gegevens in te zien. De secretaris en/of de penningmeester zijn bereikbaar via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

 

13     Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van ‘Dorpshuis De Smis’, via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

14     Wijzigingen

‘Dorpshuis De Smis’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van ‘Dorpshuis De Smis’ te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

 

 

Juni 2018